Denna information är uppdelad i två delar, där del 1 är avsedd för användare av Rushfiles (ex. styrelsen i Sörsam) som ska ha åtkomst till fillagringsytan, och del 2 för administratörer av Rushfiles.
Del 1: För användare
RushFiles är Sörsams molnlagringstjänst för filer.
Molnlagringen nås via https://rushfiles.one
För att få åtkomst till RushFiles behöver man bli inbjuden av Sörsam via e-post till Sörsams RushFiles. Platsen är helt privat och endast inbjudna kan komma åt den.
Vid registrering skickas ett mail med en aktiveringslänk för att skapa ett lösenord för RushFiles. Mailet kommer från no-reply@rushfiles.com. Följ instruktionerna i mailet för att skapa ett lösenord för inloggning i RushFiles.
Alla användare har en egen personlig mapp för filer (här kallad Delning).
Styrelsemedlemmar har även åtkomst till mappen Styrelsen.
Under menyalternativet Profil kan man ändra språk, ange en profilbild m.m.
Exempelbild på inloggad användare i RushFiles. Avvikelser kan förekomma.
Använda Windowsapplikationen för RushFiles
RushFiles finns som applikation till Windows, Mac, iOS, Android m.fl. Appen finns till både dator, mobil och surfplatta.
Filhantering är ofta smidigare på en dator. Nedan följer hur man använder RushFiles i Windows.
Ladda ner appen, installera appen, och logga in i appen.
RushFiles läggs till som en ny enhet på datorn bland befintliga enheter. Notera att namnet blir RushFiles plus ditt användarnamn på RushFiles så att du enkelt hittar den. Till höger ser man sina Delningar (Shares) på RushFiles. Under respektive delning ser man filer och mappar som vanligt på en dator.
Hantera filerna i RushFiles som du skulle göra som vanligt på en Windowsdator. Ändringarna sker online i molnlagringen på en gång.
Rapporter
Rapporter håller reda på vilka användare som gör vilka handlingar. Nedan exempelrapport visar filer som laddats upp. Rapporterna ger full spårbarhet på vem som gjort vad och när.
Del 2: För administratörer
Se del 1 för generell information. Denna del 2 innehåller kompletterande information för administration.
Abonnemang/kostnad
RushFiles ingår i abonnemanget från One.com för domän och webbhotell. Inga extra kostnader tillkommer för Rushfiles.
RushFiles ersätter OneDrive enligt förslag från webbansvarig till styrelsen, som accepterades av styrelsen 2023-05-03.
Alla filer kopierades från OneDrive till RushFiles 2023-09-18. Åtkomst till OneDrive ”låses” genom nytt lösenord.
Samtliga filer lagras i ett EU-land (Danmark) i enlighet med gällande GDPR lagstiftning.
Hantera användare
Åtkomst till RushFiles ges efter inbjudan via e-post. Färdiga mallar för inbjudan av nya användare finns i RushFiles (Hantera användare/Skapa ny användare). Använd endast sorsam-adresser för användare inom Sörsam (se Återställning av lösenord). Användarnamn blir den e-postadress inbjudan skickas till. Adressen kan inte ändras.
Man kan bjuda in externa parter till RushFiles, som inte har en sorsam-adress (se exempelbild nedan). Hantera delningar med dem varsamt.
Skapa ny användare
När man klickar på Skapa ny användare under Hantera användare, anges den e-post inbjudan ska gå till. Den e-postadressen blir sedan inloggningsnamnet. En färdig mall skickas iväg med korrekt inbjudningslänk. Mallen finns under E-post, och Mallar. Man behöver alltså inte skriva något eget meddelande varje gång, eller komma ihåg aktiveringsadressen, allt finns i mallen.
Observera att man kan skapa Interna och Externa användare. För Interna användare skapas automatiskt en Delning. En Extern användare är en person som inte har kopplingar till Sorsam.
Återställning av lösenord
Admin i RushFiles kan inte återställa lösenord för inloggning i RushFiles. Det sker via begäran av nytt lösenord vid inloggningen för RushFiles. Användaren behöver ha åtkomst till e-postadressen. Vid lösenordsåterställning skickas länk till sorsam-adressen, som styrelsen i förlängningen kontrollerar. Undvik därför privata/externa adresser utom Sörsams kontroll. Sörsams webbadmin kan återställa lösenord för e-postadresser inom sorsam.se och därmed återta kontroll över Delningar. Se annars hantera åtkomst till Delningar.
Lösenord för Externa användare hanteras inte alls.
Ta bort användare
Under Hantera användare, klicka på de tre prickarna för alternativ. Vid radering av en användare tas INTE användarens Delning bort automatiskt. Den ligger kvar bland Hantera delningar. Det är rekommenderat att inte ha kvar gamla användares Delningar efter raderade användare. Ska informationen behållas, flytta filerna eller döp om Delningen.
Hantera Grupper
Genom att lägga användare i Grupper, kan man hantera åtkomst till Delningar enklare. Alla styrelsemedlemmar bör vara med i gruppen Styrelsen, och gruppen Styrelsen har åtkomst till Delningen Styrelsen. Det finns inget behov av att hantera enskilda konton och delningar löpande, utan de blir undantag.
Hantera Delningar
Delningar är samma sak som Shares, eller Mappar. Alla användare har åtkomst till sin egen Delning. En användare eller admin kan tilldela åtkomst för andra användare, till en användares Delning.
Man kan ge åtkomst för grupper till delningar. Det blir enklare att hantera flera delningar/användare då, eftersom man slipper tilldela varje användare individuellt.
Ta bort Delningar
Under Hantera Delningar, klicka på de tre prickarna för alternativ. Vid radering av en delning tas INTE användaren bort automatiskt. Den ligger kvar bland Hantera användare. Det är rekommenderat att ta bort gamla inaktiva användare för att minska på administrationen.
Exempelbild för inloggad administratör i RushFiles. Avvikelser kan förekomma.